Gestion de projet – démarrage

Gestion des projets

Dupliquer un projet

Aller sur le projet > Onglet Info > A droite : Cliquer sur plus > Faire une copie du projet

Accès au module projet

Pour qu’un utilisateur ait accès au module projet, il faut lui donner le rôle : “project-team-member”.

Cela lui donne automatiquement accès en lecture/écriture/suppression aux catégories connexes :

[« activities », « meetings-minutes », « project », « taskslogs », « tasks », « projectlogs », “project-accounting”]

 

Gestion des droits d’accès aux projet

Tout d’abord vérifier les droits généraux de la catégorie :

 

L’administrateur voit tous les projets.

 

Dans la liste des projets je peux voir (également valable le calendriers des projets et le gantt des projets):

  • Les projets pour lesquels je suis le chef de projet
  • Les projets dans lesquels j’ai une tâche
  • Les projets pour lesquels je fais parti de l’équipe

 

Dans le kanban des projets (pour changer les statuts des projets) : je vois les projets pour lesquels je suis chef de projet.

 

Le kanban des tâches est réservé à l’administrateur car les tâches de tous les projets y figurent.

 

Pour créer un projet privé (par exemple un projet de séance d’administration ou un projet de prospection) :

  • Il faut s’assurer que le chef de projet n’est pas une autre personne que vous
  • Il faut s’assurer que la team projet correspond bien aux gens autorisés à lire le projet
  • Il faut s’assurer qu’aucune tâche est destinée à une personne autre que la team

 

L’onglet table des projets est réservé à l’admin

Gestion des tâches

Ressources de tâches

Les ressources sont les personnes, machines, véhicules, salles, … qui sont nécessaires à la réalisation d’une tâche.

 

Dans Rationalk, il faut faire la distinction entre deux type de ressources :

  • La ressource principale aussi appelé coordinateur ou Actionee (en anglais) ou encore Responsable de la tâche
  • Les ressources additionnelles

 

La ressource principale est un utilisateur de Rationalk, c’est à dire une personne avec un login et un mot de passe. Cette personne doit recevoir les emails. Cela signifie que la ressource principale de devrait pas être une machine ou un véhicule.

 

Les ressources additionnelles ne sont pas forcéments des utilisateurs du logiciel (mais ca peut l’être).

 

Exemple :

Tâche : Broderie

Ressource principale : Thomas Doki-Thonon

Ressource(s) additionnelle(s) : “Maeva” et “Machine à Coudre 1234”

 

Thomas Doki-Thonon serait dans ce cas par exemple le manager de Maeva qui n’a pas de login Rationalk car c’est une opératrice de l’atelier sans ordinateur.

Pour la réalisation de la tâche “Broderie”, nous aurons bien besoin de “Thomas Doki-Thonon”, “Maeva” et de “Machine à coudre 1234”.

 

Si une autre tâche d’un autre projet utilise également “Maeva” ou la “Machine à coudre 1234” alors le pourcentage d’occupation des ressources utilisées dans plusieurs projet va s’additionner et apparaître en rouge dans le calendrier des ressources. Dans la timeline des projets, les tâches vont se superposer sur la ligne de la ressource et cela doit donc vous signaler de faire attention à la charge de cette ressource.

 

Autre exemple :

Tâche : Broderie

Ressource principale : Maeva

Ressource(s) additionnelle(s) :  “Maeva”, “Machine à Coudre 1234”

 

Maeva est une opératrice de l’atelier et dispose d’un login Rationalk.

Pour la réalisation de la tâche “Broderie”, nous aurons bien besoin de “Maeva” et de “Machine à coudre 1234”.

 

Note : A cause d’une limitation actuelle du système Rationalk, il faut saisir à double Maeva comme Ressource principale et comme ressource additionnelle

 

Le responsable est la ressource principale.

Les autres ressources sont optionelles

 

Pour ajouter des ressources comme ressource principales (responsable):

  1. Il faut que cette personne dispose d’un compte (Créer un utilisateur : https://www.youtube.com/watch?v=iUknxczu2cY)
  2. Cliquer sur son nom

 

Astuce : Vous pouvez créer des utilisateurs sans leur donner leur mot de passe ni aucun accès. Pour cela après avoir créé l’utilisateur avec un mot de passe prédéfini. Editer ses rôles et donnez lui les deux rôles (voir image ci dessous):

  • Aucun accès (no-access)
  • Ne recoit aucun email (Black list email)

 

Gestion des documents

Checklist sur les documents

Tous les documents de rationalk peut recevoir une checklist.

 

il existe également le core field : checklist (qui utilise également la même logique de définition)

La différence est que le core field checklist ajoute par défaut la même checklist à tous les documents de la catégorie.

 

Définir une checklist :

 

Associer la checklist à un document :

 

Doc > View > More > Import checklist

 

Editer la checklist d’un document : Doc > View > More : Cocher ou décocher les cases de la checklist

 

Note :

 

Ordonner les catégories de la base de données dans la vue projet

Pour organiser les onglets :

Il faut éditer la configuration de chaque catégorie :

 

Cliquer sur “Show or hide in project documentation”. Vous pouvez la masquer et lui donner l’ordre (de gauche à droite dans les onglets)

 

Calendrier

Evénements (ou RDV)

Pour créer un événement dans le calendrier, il suffit de cliquer sur le calendrier.

 

En marquant l’événement à “Privé” (case à cocher), les détails du rdv seront accessible aux utilisateurs suivants :

  • Le créateur du rdv
  • Les personnes participantes
  • Les administrateurs

 

Créer des vacances

Depuis le dashboard > Cliquer dans une case vide du calendrier > puis créer vacances.

 

Participants : cocher la case de la personne ou les personnes en vacances

Vacances : cocher la case

Visible par : pas besoin de cocher car tout le monde peut voir les vacances

Type : Rajouter le type

 

V = Vacances

CH = Chomé

C = Congé

F = Férié

M = Maladie

A = Accident

D = Divers

 

Synchronisation du calendriers des projets

Config > Calendar

Copier l’url et l’intégrer dans son application préférée (les username et mot de passes ne sont pas necessaires car le calendrier est en lecture seul. Le calendrier maître étant Rationalk et non Outlook ou les smartophones)

Le format est caldav

 

Exemple sur Mac Mail:

Extranet

L’extranet est une plateforme de communication avec des utilisateurs Rationalk externes à la société.

Il facilite la communication avec la société:

  • Echange des fichiers
  • Suivre des tickets de maintenance, réclamations, sav, etc…
  • Suivre les commandes clients
  • Communiquer un avancement projet aux utilisateurs externes

Créer un accès à l’extranet

  1. Créer un utilisateur : Email et choisissez son mot de passe (notez le bien).
  2. Donnez-lui le rôle : “Usager externe” (external).
    Attention, si vous lui donner un rôle de votre société il aura accès à toutes vos données !
  3. Votre extranet est accessible pour votre client à l’url : https://masociete-extranet.rationalk.com
    Remplacer “masociete” avec votre nom de société.

Commandes client dans l’extranet

 

Lier un ou plusieurs usager(s) externe(s) à un client :

  1. Naviguez dans les client > Editer > Cocher le ou les usager externes dans le champ : “Utilisateurs externes”
  2. Editer cet utilisateur et donner lui le rôle : “Usager externe client” (external-customer). Vérifier qu’il dispose également du rôle “Usager externe” (external).
  3. Votre client pourra se rendre sur l’onglet : “Orders” et y voir ses commandes

 

Restreindre les droits d’accès à une partie de la documentation projet

 

La vue en dossier est visible par tous les utilisateurs.

Pour restreindre des documents à certains utilisateurs : par exemple ne pas montrer les contrats aux utilisateurs standards, il ne faut pas créer un dossier “contrat” mais utiliser les catégories documentaires Rationalk.

 

Exemple : Documents > Voir tous les documents > Contrats client

 

Cliquer sur “Plus” sous le tableau des données > Configurer la catégorie > Modifier les rôles >

Tree view

/tree-view

Tag

Tag any document with f:foldername (replace foldername with the name of your folder) and it will appear under

Treeview > Folders > Folder name > document

Project decisions

Go to the project log tab, add a log and check the decision checkbox.

Project documentation

In the tab  :Documentation, you can see the documentation for the project.

It contains :

  • Project uploaded files
  • Project’s tasks uploaded files
  • DMS document linked to the project

Tasks

Show a tasks to external users

Check the box : Visible to external users.

Note that the external user should have access to the project first

Meeting minutes

Meeting minutes for a project

To create a meeting minutes you can click on

Or go to the tab : Meeting minutes and click “New”

Meeting minutes for a task

Click a task, in the modal, go the the meeting minutes tab and click create.

If the task belongs to a project, the meeting minutes for this task will also appear in the list of the project meeting minutes

Gantt

Task dependency

To create a link between tasks (dependency) : in the right table (the task bar table), click a task and hold with your mouse then drop it on the next task.

Or : in the left table (the task list table) :  click on predecessor and choose from the list.

Task grouping

In the left table select a task with the mouse (it should be light yellow) and then press Tab

Shortcuts

Note : the task should be selected and be light yellow

Contrats

 

Workflow de contrat standard :

 

Pour visualiser le kanban du processus : Documents > Tous les documents > Clients > Contrats client

Sous le tableau des contrats, dérouler les options en cliquant sur “> Plus”. > Kaban > Kanban du processus

 

Modèle de tâche

Il est possible de prédéfinir un formulaire (modèle de tâche) que l’on ajoutera à une tâche.

 

Définir un modèle :

 

Note : dans le champ d’édition du formulaire, il n’est pas nécessaire d’englober les contrôles dans un form

 

Associer un modèle à une tâche

 

Task > Edit > Onglet “Plus” (“More”)

 

Remplir le modèle pour la tâche

 

Task > View > > Onglet “Plus” (“More”) > Task template

 

Archivage

Archiver un projet

Sur le dashboard projet > Onglet “Info” > “Plus” > Archiver le projet

 

Conséquences :

  • Le projet prend le statut: “archivé”
  • Les tâches du projet prennent le statut : “archivé”
  • Le projet et les tâches n’apparaissent plus dans les listes de projets/tâches

Dé-archiver un projet

Liste des projets > Onglet “Table” > Sous la table le lien : “voir les projets archivés”

 

Sur le dashboard projet > Onglet “Info” > “Plus” > Dé-Archiver le projet

CRM – Gestion de client

Base client

Utiliser la base client pour gérer la fiche client

Ajouter des fichiers à un client

Dans la base client, ouvrir un client, onglet Fichiers attachés, glisser-déposer un fichier

Ajouter de notes courtes concernant un client

Dans la base client, ouvrir un client, onglet Commentaires, écrire une note courte.

Il est possible d’ajouter un fichier à cette note.

RH – Demande de vacances

Dashboard ERP > Demandes de vacances

 

Cliquer sur la demande de vacance dans la table > Onglet Process > Passer en submited (soumis)

 

La ou les personnes dans le rôle : vacation-approver vera :

  • une notification en haut à droite de son écran
  • une entrée dans la liste des décision en attente (Documents > Dashboard > En bas à gauche)

 

Pour approuver la demande de vacance :

Éditer le document de demande de vacances > Onglet Process > Accepted

 

Cela va automatiquement mettre les vacances dans le time report de la personne

 

Super-Admin : Make sure that the category vacation_requests is configured with :  documentCreatorCanDelete

 

Project accounting

 

Legend :

Project expenses : c’est une somme cumulative des dépenses du projet (achats, notes de frais, etc). Vient d’une base de saisie manuelles des dépenses.

Project incomes : c’est une somme cumulative des entrées d’argent du projet (paiement client, vente, etc). Vient d’une base de saisie manuelles des entrées.

Project budget : somme cumulative du budget.

PV : Planned value: information prise dans l offre vendue au client (souvent generee avec gantt ou ms project). Temps prévu * distance entre la date du jour par rapport au début de la tache.

Actual costs: information prise dans harvest ou dans rationalk, combien d heures on ete depensees. Somme cumulative du nombre d’heures * taux horaire (default 100 USD/hrs)

Earned value: information prise dans le gantt (chaque tache a son degree d avancement * cout) Number(task.fields.progress.value) / 100 * Number(task.fields.plannedHours.value) * 100 (car 100 USD/heure par défaut)

 

une tache de 8h avec 1 ressource a 100$/h terminee a 25% vaut 200$ pour le earned value

 

une tache de 10h avec 3 ressource a 50$/h terminee a 100% vaut 1500$ pour le earned value

 

Et si en plus on planified 1 heure à l’actionnee

On passe à 1600 car les actionee sont par default a 100USD de l’heure

 

Pour voir le calcul de l’EV pour une tache, onglet “More”

 

Multiple Projects accounting

 

If a line (incomes or expense) is not related to a project, leave empty (like a salary)

Project Timesheet

 

And details :

 

User timesheet

 

And daily sum :

 

ERP – Suppression en lot

Il est possible de supprimer en lot :

  • les commandes clients,
  • Les commandes fournisseurs,
  • les bons de livraison,
  • Les factures clients

 

Pour cela, rendez-vous dans le module correspondant :

 

Note : Seuls les super-admin et admin peuvent le faire.

 

Catégories de documents (base de donnée)

 

Catégorie Documentaire (Base de donnée) Information
Client La liste des clients (principalement des sociétés et non des personnes). Les contacts clients sont dans la catégorie contacts

Exemple : Rolex SA
Contact La liste des contacts clients :

Par exemple : Pierre Dupont et Jean Gerard sont des contacts de Rolex SA.

Un client peut avoir plusieurs contacts
Adresses clients Les adresses des clients adresses de société.

Les adresses de livraisons, de facturation et de vente.

Si vos clients ont toujours une et une seule adresse, alors il est aussi possible d’utiliser les colonnes adresses de la base client.
Adresses Ne pas utiliser (utiliser la catégorie Adresses Client)

 

Vous retrouvez ces informations en cliquant sur le info à droite :